E-coach: Studiesucces en een prettig studieklimaat

Het E-Merge project E-coach richt zich op het automatisch stimuleren van de studievoortgang van studenten en het verstrekken van informatie hierover aan studiebegeleiders. Het project had voor Leiden voornamelijk de doelstelling om na te gaan wat er mogelijk is op dit gebied met Campus Solutions. In 2009 is het project ingebracht in het studieadviseurs overleg geneeskunde, waarna een inventariserend gesprek heeft plaatsgevonden met de studieadviseurs. Hieruit kwam als één van de belangrijkste punten waarop een studieadviseur tijdswinst zou kunnen boeken naar voren, dat er een overzicht zou moeten bestaan waarin de adviseur direct kan zien welke student op het moment achterloopt of juist goed presteert ten opzichte van zijn groep. Hiermee kunnen de studieadviseurs meer tijd besteden aan persoonlijke aandacht en zich beter richten op waar deze het hardst nodig is. In tweede instantie kan deze aandacht ook uitgebreid worden met meer automatisch gegenereerde ondersteuning (e-coaching), zoals stimulerende of waarschuwende email naar studenten met studievoortgangproblemen.

In een vroeg stadium was aan het inrichtingsdocument van Campus Solutions al te zien dat hierin voldoende informatie in tabelvorm opgeslagen zal worden om aan deze zoekvraag tegemoet te kunnen komen. De vraag is alleen, hoe krijg je deze informatie er weer in een werkbare vorm uit? De oplossing ligt in het implementeren van de juiste zoekvraag als een zogenaamde query, die op ieder gewenst tijdstip op de Campus Solutions database gedraaid kan worden. Eerst op initiatief van de studieadviseur, maar idealitair op gezette tijden en automatisch, waarbij de studieadviseur het resultaat bijvoorbeeld maandelijks krijgt toegestuurd per email.

Het meest voor de hand liggend lijkt het om een geordend overzicht te genereren van het aantal behaalde studiepunten van een student binnen een groep. Meer inzicht geeft het wanneer dit aantal gerelateerd wordt aan het maximaal te behalen aantal studiepunten tot nu toe (absolute voortgang). Wanneer niet alleen de huidige stand van zaken wordt weergegeven, maar ook de verandering daarin in de tijd (relatieve voortgang), geeft dit ook inzicht in de verandering in studieprestatie. Een geordend overzicht van de studenten met de meeste verandering in studieprestatie naar de minste verandering, geeft een studieadviseur de mogelijkheid zich te richten op de studenten die recent minder zijn gaan presteren, of juist een achterstand aan het inhalen zijn.  Dit levert zowel inzicht in studenten die opeens studieproblemen hebben gekregen, alsook inzicht in probleemstudenten die aan het herstellen zijn (relatieve voortgang t.o.v. de groep).

Bij de ingebruikname van Campus Solutions in april 2010, konden nog geen beloften gedaan worden over de termijn waarop extra verzoeken, zoals de E-coach query, geïmplementeerd konden worden. Daarom is besloten deze query door de E-coach medewerkers van het LUMC van de projectgroep zelf te laten ontwikkelen. Er is deelgenomen aan een speciale training voor het maken van queries in Campus Solutions en inmiddels is de toegang binnen de productieomgeving geregeld. De documentatie van de tabellen, die ter beschikking staan bij het maken van een query is echter nog niet compleet. Hierdoor is het lastig te overzien waar de benodigde informatie precies is opgeslagen en of deze informatie compleet is. Pas wanneer de documentatie beschikbaar komt, kunnen de queries definitief ontwikkeld worden en beschikbaar worden gesteld aan studieadviseurs.

Door andere faculteiten werd al een soortgelijk verzoek tot implementatie van een zoekvraag ingediend bij Campus Solutions. Met de ervaringen uit dit project kan een vervolgtraject ingezet worden, waarin de eerste versie van de e-coach query verbeterd en daadwerkelijk ingezet kan worden.

Be Sociable, Share!

Leave a Reply